Hankinnat

TARJOUSPYYNTÖ TULOSTUSPALVELUIDEN KILPAILUTUKSESTA

Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä pyytää tarjousta tulostuksenhallintapalvelun toteutuksesta.

Keudan tarkennukset ja korjaukset koskien tarjouspyyntöä ja liitteitä

Liite 1. Tarjouksen vaatimukset, Välilehti Tarjouksen vaatimukset, rivi 5

Virhe        
”Rivit xx-xx eivät ole ehdottomia vaatimuksia. Ne arvioidaan osana tarjouksen sisältöä, kohta "tarjottavan palvelun muiden kuvausten valmius ja soveltuvuus Keudalle".

Korjaus     
”Rivit 215-226 eivät ole ehdottomia vaatimuksia. Ne arvioidaan osana tarjouksen sisältöä, kohta "tarjottavan palvelun muiden kuvausten valmius ja soveltuvuus Keudalle". Tarjoajaa ei hylätä, jos hän vastaa Ei kyseisten rivien vaatimuksiin.

Liite 1. Tarjouksen vaatimukset, Välilehti Tarjouksen vaatimukset, rivi 200

Virhe        
Rivi 200 on virheellisesti merkitty ehdottomiksi vaatimuksiksi.

Korjaus     
Rivi 200 koskien sertifioitua laatujärjestelmää kuuluu vain laadullisen arvioinnin piiriin, ei ehdottomiin vaatimuksiin. Tarjoajaa ei hylätä, jos hän vastaa Ei kyseisen rivinvaatimuksiin.

    

Tarjoajien kysymykset ja vastaukset kysymyksiin

KYSYMYS 1

Mikä on niiden monitoimilaitteiden sopimustilanne, jotka nyt eivät ole liitettyinä turvatulostukseen? Ovatko ne nykyisen tulostuksenhallintapalvelunne toimittajan vai Keudan omistuksessa? Jos ovat Keudan, ovatko vaihtumassa ja jos ovat, milloin?

VASTAUS

Kaikki monitoimilaitteet yhtä lukuun ottamatta ovat nykyisen palveluntoimittajan omistuksessa. Tämän yhden laitteen sopimus päättyy 2 vuoden kuluessa. Palvelun toimittajan ei tarvitse tästä laitteesta huolehtia eikä sitä hallinnoida. Sopimuksen päätyttyä toimittajalta odotetaan vastaavan laitteen toimittamista tilalle palvelun kautta.

KYSYMYS 2

Minkä ikäisiä ovat erillistulostimet/verkkotulostimet ja onko niiden jäljellä oleva käyttöaika teillä tiedossa vai ovatko ne nykyisen tulostuksenhallintapalvelunne toimittajan järjestämiä ja omaisuutta?  

VASTAUS

Lähes kaikki tulostimet ovat nykyisen palvelun toimittajan järjestämiä ja omaisuutta. Käyttöikä ei ole suoraan tiedossa. Oleellista on laitteiden toimintavarmuus, huollon nopeus ja asiakastyytyväisyys. Ne, laitteet, jotka esim. kunta on toimittanut terveydenhuollon ammattilaisille, ovat ao. kunnan omaisuutta. Näitä on kuitenkin vain muutama.

KYSYMYS 3

Tarjouspyynnössänne on maininta: ”Toimittajan tulee sitoutua siihen, että hinta kattaa myös Keudan tulostuspolitiikan mukaiset asiat, vaikka niitä ei olisikaan erikseen eroteltu tarjouspyynnössä.” tarkentaisitteko, mitä asioita tämä voi tarkoittaa.

VASTAUS

Vaatimuksella edellytetään, että toimittaja toimittaa ja hoitaa kaikki tulostuslaitteisiin liittyvät lisätarvikkeet, tai laitevaihdot soveltuvampaan malliin ilman tai uusien laitteiden hankinnan ilman lisäkustannuksia. Huollon näkökulmasta tällä tarkoitetaan, että toimittajan tulee tarjota täydellinen huoltopalvelu, pois lukien paperien lisäämistä tulostinlaitteisiin. Keuda ei pysty arvioimaan, mitä asioita voi jäädä huomioimatta ao. toiminnoissa. Keuda edellyttää, että toimittaja sitoutuu siihen, että tulostuspalvelusta synny muita kuluja kuin sivuhinta. Lisäkustannuksia on pyydetty optiona, joka koskee turvatulostuksen laajentamista.

KYSYMYS 4

Keudan tulostusympäristön tulee toimia nykyisen kaltaisena heti uuden sopimuksen alkaessa 1.2.2018.  Koska uusi tulostuksenhallintapalvelunne toimittaja voi aloittaa ympäristön toteutuksen?

VASTAUS

Tästä asiasta sovitaan toimittajan ja tilaajan kesken, kun tarjoukset on käsitelty, hankintapäätös tehty ja tarjouksen käsittelyn kuuluvat käsittelyajat ovat täyttyneet.

KYSYMYS 5

Jotta varmistaisitte, että saatte käytettäväksenne viimeisimmän tietoturvavaatimusten ja alhaisen virrankulutuksen omaavat monitoimilaitteet, niin varmistaisimme, että täytyyhän kaikkien palveluun liitettävien turvatulostuslaitteiden olla uusia?

VASTAUS

Ei tarvitse, vaatimukset on määritelty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä

KYSYMYS 6

Onhan niin, että tarjoaja voi hyödyntää Keudan nykyisiä verkko- ja oheistulostimia palvelun tuottamisessa?

VASTAUS

Niiltä osin voi, jos laite on Keudan omistajakunnan toimittama tulostin terveydenhuoltoon, katso myös kysymys 1. Muulta osin ei voi. Muut laitteet ovat nykyisen palvelun toimittajan omistamia.

 KYSYMYS 7

Kuinka monta käyttäjää tällä hetkellä turvatulostuksen piirissä?

VASTAUS

Turvatulostuksen piirissä on koko Keuda, henkilöstö ja opiskelijat (n. 700 + 7000). Tällä hetkellä turvatulostusta käyttävät jo henkilökunta ja osassa toimipisteitä myös opiskelijat.

Tekninen ympäristö on kuvattu liitteissä. Tavoitteena on tarjota turvatulostus kaikille jatkossa.

KYSYMYS 8

 Kuinka monta käyttäjää tulee tarjouksessa sisällyttää turvatulostuksen piiriin?

VASTAUS

Tarjouksessa on huomioitava koko Keudan henkilökunta sekä opiskelijat.

KYSYMYS 9

Onko sopimuksen pituus 48 kk, vai jotain muuta?

VASTAUS

Sopimuksen pituus on kuvattu tarjouspyynnössä kohdassa Sopimuskausi

KYSYMYS 10

Onhan niin, että Keuda järjestää turvatulostuksen jonojen hallintaan tietoturvallisen etäyhteyden?

VASTAUS

Palvelun toimittajalle luodaan tarvittavat etäyhteydet tulostinpalvelimiin RDP-yhteyksin.

KYSYMYS 11

Liite 5, Tulostuspolitiikka: ”Mittari: Laitteiden lukumäärää vähennetään 20 % vuoden 2015 loppuun mennessä.” mitä tällä tarkoitetaan; onko vuosi väärin? Onko tavoite jo saavutettu?

VASTAUS

Mittari on virheellinen ja toimittajat voivat kyseisen kohdan jättää huomiotta. Voimassa oleva laitteiden lukumäärän vähentämistavoite on kuvattu liitteessä 5 tulostuspolitiikka kohdassa Linjaukset eli:

-          vähennystavoite ja mittari 2% vähennys/v. 2018-2022 välisenä aikana

KYSYMYS 12

Liite 1, tarjouksen vaatimukset: ”Helpdesk-tukipalvelu sisältää myös tukipalvelun työasemien ongelmiin.” tarkoitattehan tällä vain työasemien tulostusongelmia? Tällä varmaan tarkoitetaan tulostamiseen liittyviä työasemakohtaisia ongelmia?

VASTAUS

Kyllä.

KYSYMYS 13

”Lähes kaikki tämän liitteen tässä taulukossa riveillä esitetyt vaatimusten ehdot on täytyttävä. Tilaaja pyytää toimittajan ottamaan kantaa ao. väittämiin. Jos väittämä ei täyty, ei näiden kohtien/rivien Ei-vastaukset johda hylkäykseen.”

Tarkoitetaanko tällä sitä, että ”ei”-vastaus johtaa hylkäämiseen vai että ei johda hylkäämiseen?

VASTAUS

Ehdottomien vaatimusten kohdissa EI –vastaus johtaa hylkäämiseen, pois lukien Keudan mainitsemien korjausten ja tarkennusten rivit.

KYSYMYS 14

”Turvatulostus sisältyy tarjouspyynnössä sekä tarjouksen liitteessä 3 määriteltyihin monitoimilaitteisiin (yht. 60 laitetta)”

Liitteessä 3 on ”turvatulostuslaitteet”-välilehdellä 36 laitetta. Mikä on oikea laitemäärä. 60, 36 vai jotain muuta?

VASTAUS

Oikea määrä sopimuskaudelle on 60 turvatulostuslaitetta. Kuten tarjouspyynnössä on ilmoitettu, Keudalla on tällä hetkellä 36 monitoimilaitetta turvatulostuksen piirissä. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu tavoitteeksi turvatulostuslaitteiden määrän nosto 60 laitteeseen, jotka ovat turvatulostuksen piirissä. Toimittajan tulee huomioida tämä hinnoittelussaan ja tarjoamissaan palveluissa.

KYSYMYS 15

Mikä on oheistulostimien määrä.

VASTAUS

5-7 laitetta, joista suurin osa on kuntien terveydenhuollon omistamia, joita toimittaja ei voi vaihtaa

KYSYMYS 16

Onko arviota käyttäjistä, joilla tulee yli 20 metriä laitteelle tai ovat yksin rakennuksessa.

VASTAUS

Tarkkaa lukua ei ole. Tämä käydään palveluntoimittajan kanssa laitekatselmoinnin yhteydessä läpi

KYSYMYS 17

Voiko nykyinen toimittaja hyödyntää aikaisemman sopimuksen tuotteita tässä uudessa sopimuksessa? jos näin miten varmistetaan tarjoajien tasapuolinen kohtelu?

VASTAUS

Nykyinen toimittaja omistaa laitteet ja palvelun tuotteet. On totta, että tämän tyyppinen tulostuksenhallintapalvelumalli haastaa tarjoajat. Tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjotaan toimittajille mahdollisimman pitkä aika – käytännössä ainakin 2kk - laitteiden vaihtoon ja konfigurointiin (kts. myös kysymys 4). Tarjouspyynnössä on annettu tiedot Keudan toimintaympäristöstä, laitemääristä ja turvatulostuksesta.  Tarjoajan tulee arvioida, kannattaako ja kykeneekö tarjoaja järjestämään palvelun vastaavanlaiseksi kuin se nykyisen sopimuksen päättyessä on, 1.2.2018 mennessä.

KYSYMYS 18

Liitteessä tulostuspolitiikka on lause ”Laitteiden lukumäärää vähennetään 20 % vuoden 2015 loppuun mennessä”? tarkoitetaanko 2025? Onko Keudalla tiettyä tahtotilaa/ tavoitetta.

VASTAUS

Katso kysymys 11 ja tarjouspyyntö sekä liite 5. Tulostuspolitiikka

KYSYMYS 19

Tehdäänkö tarjous vastaavalle laitemäärälle kuin nykytilanne on, jotta tarjoukset saadaan vertailukelpoiseksi.

VASTAUS

Lähtökohtaisesti laitemäärän lähtötilanne on liitteen 3 tulostinmäärä.

Tarjoajan tulee huomioida Keudan tulostuspolitiikan mukainen toiminta, Keudan toimipisteiden sijainnit ja opetuksen luonne. Keuda edellyttää, että tarjoajalla on osaamista tarjouspyynnön kohdan Hankinnan tavoitteet mukaisesti, ei laitespesifisesti.

KYSYMYS 20

Rivi 60 ”Tuetut tiedostotyypit ovat pdf ja xls tai csv”. sekä

rivi 79 ”Tarjoukseen on kuvattu tuetut tiedostomuodot”. Mihin nämä liittyvät / mitä nämä tarkoittavat?

VASTAUS

Liite 1, rivit 60 ja 79 ovat virheellisiä. Tarjoajat voivat jättää rivien vaatimukset huomiotta. Näitä ei huomioida tarjousten vertailussa, eivätkä johda hylkäyksiin

KYSYMYS 21

Rivi 200 ”Toimittajalla on voimassa oleva sertifikaatti laatujärjestelmälleen tarjouspyynnössä kuvatuille palveluille.” Koska hyvin harvalla toimittajilla on vielä palveluihin liittyvää ISO sertifikaattia, niin ehdotamme, että tämä muutetaan muotoon:

  • voimassa oleva laatusertifikaatti tai selkeästi strukturoitu toimintamalli palvelun tuottamiseen

VASTAUS

Katso aiempi kohta Keudan tarkennukset ja korjaukset koskien tarjouspyyntöä ja liitteitä ja siellä kohta Liite 1. Tarjouksen vaatimukset, Välilehti Tarjouksen vaatimukset, rivi 200

_________________________

Hilmassa julkaistun tarjouspyynnön liitteet.

Liite 1 - tarjouksen vaatimukset

Liite 2 - palvelujen kuvaus

Liite 3 - tulostimet

Liite 4 - koontilaskumalli

Liite 5 - tulostuspolitiikka

Liite 6 - Keudan toimintaympäristö

Liite 7 - laskutusosoitekirje

Liite 8 - henkilötietojen käsittelyn ehdot

Liite 9 - SLA-vaatimukset